AI w procesach biznesowych

Wdrożenie AI w firmie, które widać w koszcie i czasie obsługi sprawy

Wdrożenie AI w procesach operacyjnych to zmiana sposobu pracy w obsłudze zgłoszeń, analizie dokumentów i obsłudze wyjątków, rozliczana na wskaźniku kosztu, czasu albo jakości. Wdrożenie AI w firmie zaczynamy od zmierzenia procesu, który ma się poprawić, i od ustalenia, po czym poznamy poprawę. Kończymy, gdy zespół pracuje w nowym modelu i widać to w liczbach, a nie wtedy, gdy narzędzia są zainstalowane.

Umów rozmowę - 30 min Zobacz, jak pracujemy →

Kiedy to ma sens

Procesy działają, ale coraz większym kosztem. Każdy wzrost skali wymaga proporcjonalnie więcej pracy i więcej kontroli.
Automatyzacja działa, ale ma swoje granice. AI otwiera możliwości których dotychczasowe narzędzia nie obsługują. Problem w tym że wdrożenie AI w procesach operacyjnych to nie kolejny krok w tym samym kierunku. To zmiana sposobu pracy całego zespołu.
Do tego dochodzi compliance który spowalnia lub zatrzymuje kolejne inicjatywy. AI wdrożona bez odpowiednich zasad i architektury generuje pytania na które organizacja nie ma gotowych odpowiedzi.

Jeśli nie masz jeszcze wybranego procesu, zacznij od kwalifikacji: arkusz kwalifikacji procesu do wypełnienia samodzielnie.

Co się psuje bez właściwego wdrożenia

Ryzyko 01

Narzędzie AI wdrożone bez zmiany sposobu pracy zespołu nie przynosi efektu. Ludzie omijają nowe rozwiązania, wracają do starych nawyków, a organizacja płaci za coś czego faktycznie nie używa.
Ryzyko 02

Drugi problem narasta zanim ktoś go zauważy. Ludzie zaczynają używać AI na własną rękę, każdy inaczej, bez zasad i bez kontroli. Organizacja traci przegląd nad tym co trafia do procesów, skąd pochodzi i czy można za to odpowiadać.
Ryzyko 03

Osobnym przypadkiem jest sytuacja, w której automatyzacja weszła, a efektu nie widać: robot działa, ale sprawy i tak wracają do ludzi.

Rozwiązania AI dla firm: co się zmienia po wdrożeniu

Niższy koszt obsługi procesu

Mniej pracy manualnej przy tym samym lub wyższym wolumenie. Zespół zajmuje się sprawami które wymagają oceny i decyzji, nie powtarzalnymi czynnościami które AI może przejąć.

Krótszy czas realizacji

Sprawy, które dziś czekają w kolejce po kilka dni, wracają tego samego dnia, jeśli proces na to pozwala. Klienci czekają krócej, zespół pracuje sprawniej.

Mniej błędów

AI nie męczy się, nie zapomina, nie pomija kroków. Spójność i jakość procesu rośnie bez proporcjonalnego wzrostu nakładu pracy.

Decyzje które można wyjaśnić

Każda decyzja podjęta w procesie ma ślad, kto, co, kiedy i na jakiej podstawie. Przejrzystość wobec klientów, regulatora i zarządu jest wbudowana w proces, nie doklejana po fakcie.

Jak to wdrażamy

Warsztat AI w procesach

Jeden lub dwa dni pracy na realnych danych i procesach Twojej organizacji. Zespół buduje praktyczne kompetencje i identyfikuje obszary gdzie AI przyniesie największą wartość, z listą przypadków użycia i rekomendacją kolejnego kroku.
Dowód wartości AI w procesie

Testujemy wybrane rozwiązanie na Twoich danych, w Twoim kontekście operacyjnym. W 2–4 tygodnie masz konkretną odpowiedź: czy to działa, jakie są wyniki i co jest potrzebne żeby wdrożyć to w skali.
Wdrożenie AI w procesach

Rozwiązanie, integracje z systemami, przygotowanie zespołu do pracy w nowym modelu, standardy operacyjne i monitoring efektów. Kończymy gdy proces działa, nie gdy kod jest gotowy.

Każdy z tych elementów może być realizowany samodzielnie lub jako część szerszej współpracy, w zależności od sytuacji i potrzeb organizacji. Pracujesz z partnerami AlignIT, nie z podwykonawcami. Zobacz, kto poprowadzi projekt.

Pierwsze wdrożenia - konkretne wyniki

Zarządzanie nieruchomościami, ponad 32 tys. dokumentów rocznie

60% krótszy czas obsługi dokumentu

Czas obsługi dokumentu skrócony o 60% w przypadkach standardowych
Po KSeF: 80% faktur bez ręcznej weryfikacji
54 dni robocze odzyskane rocznie
Eliminacja drukowania faktur mailowych
Obsługa rosnącego wolumenu bez dodatkowych etatów

Problem

Biuro operacyjne obsługiwało faktury, pisma i dokumenty finansowe napływające różnymi kanałami, mail, poczta, skany. Każdy dokument był drukowany i ręcznie wprowadzany do systemów. Przy rosnącym wolumenie zespół zbliżał się do granicy wydajności.

Rozwiązanie

Zaczęliśmy od zmiany architektury procesu, jeden kanał wejścia dokumentów, odejście od drukowania, kolejka wyjątków zamiast kontroli każdego przypadku. Dopiero potem wdrożyliśmy AI do klasyfikacji dokumentów, porównywania danych i wykrywania niezgodności. Uzgadnianie przelewów przeszło z ręcznego porównywania na eksport z banku i raport anomalii. Zespół obsługuje rosnący wolumen bez zwiększania zatrudnienia. Projekt stworzył podstawę pod docelową architekturę dokumentową opartą na AI.

Zobacz pełny opis wdrożenia →

Największą zmianą nie było AI, tylko przejście z pracy na papierze na model digital-first. Dopiero wtedy automatyzacja zaczęła mieć realny sens.

Dyrektor Operacyjny

Ubezpieczenia, likwidacja szkód

5× krótszy czas analizy szkód przy pełnej zgodności z RODO

Czas analizy szkody: z 40 min do 8 min (5x szybciej)
100% zgodność z RODO
Likwidatorzy skupiają się na decyzjach, nie na czytaniu
Compliance stał się sponsorem projektu

Problem

Dział likwidacji szkód chciał wykorzystać AI do analizy dokumentacji, przyspieszyć obsługę spraw, wykrywać nieprawidłowości, odciążyć likwidatorów od pracy manualnej. Projekt był blokowany przez dział prawny: dokumenty zawierały dane osobowe i medyczne, których nie można było wysyłać do zewnętrznych modeli AI.

Rozwiązanie

Zaprojektowaliśmy pipeline w trzech krokach: anonimizacja danych wrażliwych przed wysłaniem do modelu, analiza przez AI, przywrócenie danych w wynikach. Dział prawny zaakceptował rozwiązanie po dwutygodniowym Dowodzie wartości AI.

Zobacz pełny opis wdrożenia →

Przez pół roku słyszeliśmy że AI jest niemożliwe przez RODO. Kiedy pokazaliśmy architekturę anonimizacji danych, nagle wszyscy chcieli to wdrożyć.

Dyrektor Likwidacji Szkód

Wszystkie wyniki wdrożeń AI, z opisem, jak je zmierzyliśmy →

Autor tej strony

Radosław Jeziorski

CEO i współzałożyciel, AlignIT · Rozwój biznesu i transformacje operacyjne

Odpowiada w AlignIT za biznesową stronę wdrożeń AI: wybór procesu, model pracy człowieka i AI, sposób liczenia efektu. Wcześniej 20 lat zarządzania w finansach.

Treść przejrzał Cezary Perendyk, COO AlignIT.

Najczęstsze pytania

Czy to zadziała w naszej branży i przy naszej skali?

Pracowaliśmy z organizacjami z sektora finansowego, ubezpieczeń i zarządzania nieruchomościami. Ale branża jest drugorzędna, ważniejsze jest czy macie konkretny proces z mierzalnym problemem i dane do pracy. To sprawdzamy na rozmowie kwalifikacyjnej.

Ile czasu zajmuje wdrożenie i ile angażuje nasz zespół?

Dowód wartości AI trwa 2–4 tygodnie. Wymaga jednej osoby po Waszej stronie, właściciela procesu który rozumie dane i może podejmować decyzje operacyjne. Zespół który dziś wykonuje dane czynności jest częścią projektu od początku, to oni weryfikują wyniki i uczą się nowego modelu pracy. Nie projektujemy rozwiązań obok ludzi, tylko z nimi.

Czym rozwiązania AI dla firm różnią się od narzędzi, które już mamy?

Posiadanie narzędzi i posiadanie działającego modelu pracy to dwie różne rzeczy. Większość organizacji, z którymi rozmawiamy, ma już jakieś narzędzia, ale bez wspólnych standardów, bez mierzenia efektów i bez przełożenia na KPI. Rozwiązanie obejmuje przebieg procesu, zasady i pomiar, a narzędzie jest w nim jednym z elementów.

Jak wygląda kwestia bezpieczeństwa danych?

Projektujemy rozwiązania tak, żeby dane wrażliwe nie opuszczały Waszego środowiska bez odpowiednich zabezpieczeń. W projektach gdzie compliance był blokerem, stał się sponsorem wdrożenia po tym jak pokazaliśmy architekturę. Jak to wygląda w praktyce, opisaliśmy w case'ie o analizie szkód w ubezpieczeniach, gdzie dział prawny blokował projekt przez pół roku i wydał zgodę po dwóch tygodniach sprawdzenia.